빠르게 변화하는 오피스 업무 환경에 적응하기 위해서는 다양한 변화의 시도와 함께 직원들의 업무 효율을 높이는 것이 중요하다. 이는 기업 문화의 가치 상승과 조직원들의 역량을 높이는 데 중요한 영향을 미칠 수 있으며 생산성과 업무 혁신을 촉진하는 요소가 될 수 있기 때문이다.

일반적인 사무실에서 사용하는 사무용 기기 중 가장 흔한 것이 복합기, 프린터, 복사기다. 그러나 막상 구입하려고 하면 워낙 제품이 다양하고 각 제품의 기능도 천차만별이기 때문에 어떤 제품을 사는 것이 좋은 지, 최적의 제품인 지 알기 어렵고 몇 년 쓰지 않을 수도 있어 부담스러운 경우도 있다.

이에 최근에는 렌탈 서비스를 이용하는 케이스가 늘고 있는데 복사기 및 복합기 렌탈 서비스를 결정할 때는 다음과 같은 사항을 고려하는 것이 좋다.

먼저 사용자의 업무 환경에 최적화된 제품을 추천, 제공할 수 있는 업체인지를 살펴야 한다. 풍부한 노하우를 가진 업체는 획일적인 답변과 무조건적인 가격 제시보다는 컬러/흑백, 소형/중형/대형, 월 사용량 및 사용 인원, 출력 용도 등 다양한 조건을 고려한 제품을 사용해야 업무 능률과 만족도가 높아지기 때문이다.

또한 기기를 장시간 사용할 경우 고장 및 부품 변경 등의 일이 발생할 수 있다. 이는 업무 효율에 방해를 주기 때문에 신속한 BS(Before Service)와 AS(After Service)를 제공하는 업체를 선정하는 것이 좋다. 특히 칼라레이저 대여의 경우에는 흑백으로의 전환 기능이 간편하고 칼라 잉크 사용 효율을 높일 수 있는 칼라레이저 프린터를 추천할 수 있는 지 체크해야 한다.

마지막으로 원격지원 서비스가 가능해야 한다. AS 서비스 시 기사 방문이 늦거나 사용자의 착각으로 인한 사소한 오작동인 경우가 더러 있다. 이때 원격지원 서비스를 제공하는 업체를 선정한다면 이러한 시간 낭비를 줄이고 전문 상담직원으로부터 신속하고 간편하게 온라인 서비스를 받아 문제를 해결할 수 있다.

복합기 임대 전문업체 '하나렌탈'은 전국 15개의 직영점(서울시 본점, 부천시, 파주시•일산, 과천시, 남양주시, 군포시, 화성시, 세종시, 대전광역시, 당진시•예산군, 전주시•삼례, 광주시•함평군, 목포시•진도군, 대구광역시, 창원시•김해시, 수원시)과 50개의 협력점을 두고 있으며 100% 정품소모품 사용으로 전국 어디서나 동일한 품질과 서비스를 받을 수 있도록 하고 있다.

하나렌탈 관계자는 "복사기 및 복합기는 오피스의 필수적인 사무용품으로 스마트한 업무환경 구축의 필수 기기다. 이러한 측면에서 볼 때 단가가 비싸고 AS 처리 및 설정이 복잡한 기기를 직접 구입하기 보다는 지속적인 관리와 신속한 수리, 사용이 간편한 복사기 렌탈 서비스를 이용하는 비즈니스 고객들이 점점 늘고 있다"라고 설명했다.

한편 '하나렌탈'은 실시간 모니터링과 미사용매수 100% 이월, 팩스 무상 등을 통해 차별화된 프린터 임대 서비스를 선도하고 있다.